Guía
De cero a la primera planilla
Seis pasos, en el orden que conviene. Una empresa de veinte personas queda andando en una tarde.
Lo que sigue no es una lista de funciones: es lo que hay que decidir en cada paso y qué pasa si lo decidís mal.
5 minutos
Creá tu empresa
Zona horaria, moneda y las reglas con las que se van a calcular las horas.
Al registrarte cargás el nombre de la empresa, la zona horaria y la moneda. La zona horaria no es un detalle: define cuándo empieza y termina cada día laboral, y de eso dependen los cortes de jornada, los feriados y los reportes.
Después, en Configuración, están las reglas de cálculo: a partir de cuántas horas diarias o semanales se paga extra, cuánto se recarga la hora nocturna, la de domingo y la de feriado, cuántos minutos de tolerancia hay antes de contar una llegada tarde, y cómo se redondea.
Ojo con esto
Cargá las reglas antes de que empiece a fichar la gente. Un cambio de reglas no reescribe jornadas ya cerradas —a propósito, para que una planilla firmada no cambie sola— así que si arrancás con valores equivocados vas a tener que corregir a mano.
10 minutos por sitio
Dibujá dónde se trabaja
Cada lugar de trabajo con su zona sobre el mapa. Es el corazón del sistema.
Un sitio es un lugar físico donde tu gente trabaja: una obra, una oficina de un cliente, un local. Se busca la dirección, se ajusta el punto sobre el mapa y se define la zona: un círculo con radio en metros, o un polígono dibujado a mano si el terreno es irregular.
Esa zona es lo que se verifica al fichar. Si la persona no está adentro, el marcaje se rechaza o queda pendiente de revisión según lo preciso que haya estado el GPS.
Ojo con esto
El radio conviene generoso, entre cincuenta y cien metros para un sitio urbano. Un radio de diez metros parece más riguroso pero en la práctica deja gente honesta sin poder fichar: el GPS de un teléfono común no es tan exacto, menos entre edificios altos o bajo techo.
20 minutos
Cargá a tu gente
De a uno o todos juntos por planilla, con su tarifa por hora.
Podés dar de alta persona por persona, o importar una planilla en formato CSV con previsualización: antes de confirmar, la pantalla te muestra fila por fila qué se va a crear y qué está mal, así no cargás treinta personas con un error repetido.
La tarifa por hora de cada persona es lo que después alimenta el costo estimado y la planilla. Si no la cargás, el sistema funciona igual pero los reportes de costo van a dar cero.
Los equipos sirven para agrupar y para delegar: un supervisor asignado a un equipo ve las horas de su gente y aprueba sus marcajes, sin ver el resto de la empresa.
15 minutos
Armá los turnos
Qué horario le toca a cada persona, en qué sitio y qué días.
Un turno tiene horario de entrada y salida, los días en que se repite, y el sitio donde se cumple. Después se asigna a las personas que lo trabajan, con una fecha desde la cual rige.
El planificador semanal te deja mover asignaciones arrastrándolas y te avisa si generás un conflicto, como dos turnos superpuestos para la misma persona.
Los feriados nacionales de Paraguay ya vienen cargados. Los propios de tu empresa los agregás vos, y las excepciones puntuales —una jornada extra un domingo, un turno que ese día empieza más tarde— se cargan sin tocar el turno de base.
Ojo con esto
Sin turnos asignados el marcaje funciona igual, pero el sistema no puede saber quién faltó ni quién llegó tarde: no tiene contra qué comparar. La tasa de asistencia y las alertas de ausencia dependen de esto.
2 minutos cada uno
Que tu gente instale la aplicación
Se instala desde el navegador, sin tienda de aplicaciones.
Cada persona recibe una invitación por correo, entra con su usuario y agrega la aplicación a la pantalla de inicio desde el menú del navegador. No hace falta bajar nada de ninguna tienda ni ocupar espacio.
La primera vez se le pide permiso de ubicación y, si tu empresa activó el seguimiento de permanencia, un consentimiento explícito que queda registrado con fecha y versión del texto.
Fichar es un botón. La aplicación toma varias lecturas del GPS, se queda con la mejor y muestra un anillo que se va cerrando a medida que la persona se acerca a la zona.
Ojo con esto
En iPhone, el permiso de ubicación está en Ajustes del teléfono y no dentro del navegador, y cada navegador tiene el suyo por separado: puede andar en Chrome y no en Safari. Si a alguien no le aparece el pedido de permiso, revisá Ajustes → Privacidad y seguridad → Localización → el navegador que usa. La aplicación muestra los pasos exactos cuando detecta el problema.
Y explicale a tu equipo qué se registra y qué no antes de instalar nada. Que la ubicación sólo se lee con la jornada abierta no es obvio, y una herramienta de control que se instala sin explicar genera resistencia que después cuesta mucho más revertir.
30 minutos por período
Revisá y pagá
Aprobá lo dudoso, mirá los números y sacá la planilla.
Los marcajes que quedaron fuera de zona o con precisión mala esperan en la bandeja de Revisión. Ahí aprobás, rechazás o corregís con un motivo obligatorio: quién decidió y por qué queda auditado.
En Reportes ves las horas por empleado, equipo, sitio y cliente, el costo estimado, el ranking de puntualidad y dónde se concentran los retrasos. Todo se exporta a Excel y a PDF.
La planilla es el reporte que usás para pagar: horas normales, extra, nocturnas, feriado y domingo por persona, con el total en guaraníes. Las jornadas que todavía no aprobó nadie aparecen contadas aparte, para que sepas que el total incluye horas discutibles antes de firmar.
Si esto lo hacés todos los meses, programalo: el reporte llega solo por correo, en Excel o PDF, el día y la hora que elijas.
¿Lo probamos con tu empresa?
La prueba es gratis y no pide tarjeta. Cargá un sitio y una persona y fichá vos mismo: en diez minutos sabés si te sirve.
¿Te trabaste en algún paso? Escribinos desde Soporte.